Visioconférence : définition

La visioconférence est une méthode de communication interactive qui combine la vidéo et l'audio. L’objectif : permettre aux personnes situées dans différents endroits de se rencontrer virtuellement. Suite à l’essor du télétravail, cette technologie est devenue un outil incontournable dans le monde professionnel.

La visioconférence, comment ça marche ?

La visioconférence repose sur la transmission de flux vidéo et audio en temps réel entre les participants. Grâce à des webcams, des haut-parleurs et des microphones, les participants peuvent voir, entendre et interagir les uns avec les autres comme s'ils étaient dans la même pièce. Outre la prise de parole, il leur est possible d'échanger des messages texte ou des documents et de partager des documents, des écrans ou encore d'enregistrer les conférences.

Les systèmes de visioconférence, tels que Keyyo, compressent les données audiovisuelles et les transmettent via Internet. Ainsi, ils permettent une communication fluide et synchrone.

À quoi sert la visioconférence ?

La visioconférence est une solution très pratique pour les réunions professionnelles à distance, les conférences et les formations. En plus de faciliter la collaboration et la communication, les appels vidéo donnent la possibilité de réduire les coûts et le temps de déplacement pour les utilisateurs.

Outre la vidéo et le son, la visioconférence peut inclure des fonctionnalités supplémentaires comme le partage d'écran ou de documents, les sondages interactifs et la messagerie instantanée. Celles-ci font de la visioconférence un véritable couteau suisse pour vos besoins de communication et pour le travail collaboratif de vos équipes.

Autre atout pour les entreprises : les solutions de visioconférence permettent de passer des appels vidéo sans avoir besoin d'utiliser un numéro de téléphone. Cela facilite grandement les collaborations internationales.

Pourquoi votre entreprise doit-elle s'équiper d'une solution de visioconférence ?

L'adoption d'une solution de visioconférence offre plusieurs avantages clés pour votre entreprise. Primo, elle facilite le travail à distance et la collaboration en temps réel entre les membres de l'équipe, peu importe leur localisation géographique. Ensuite, elle permet de réaliser des économies substantielles en réduisant les coûts liés aux déplacements et autres frais généraux. De plus, elle contribue à l'amélioration de la productivité en minimisant les interruptions de travail causées par les déplacements physiques. Enfin, elle offre une flexibilité accrue, permettant des réunions et des échanges spontanés, ce qui favorise une communication plus efficace et plus dynamique. Par ailleurs, une bonne solution de visioconférence doit assurer la sécurité des échanges, avec un cryptage des données de bout en bout durant les appels et réunions.

L'implémentation d'une solution de visioconférence peut aider votre entreprise à rester compétitive et productive dans le paysage de travail moderne. En effet, elle offre un moyen efficace de gérer et d'organiser des réunions d'entreprise, des présentations de produits ou encore des webinaires. De même, elle peut être utilisée pour fournir un support client en temps réel.

Visioconférence ou vidéoconférence : quelle différence ?

Il n’y a aucune différence entre les termes « visioconférence » et « vidéoconférence » : ce sont des synonymes. On les utilise tous les deux pour désigner soit :

• Les applications logicielles permettant de faire des réunions virtuelles à distance ;

• Les réunions elles-mêmes, que l’on surnomme familièrement « visio ».

Comment faire une réunion en visioconférence ?

Pour réaliser une visioconférence, il faut d'abord choisir un logiciel de visioconférence adapté aux besoins de votre entreprise, comme l'outil de visioconférence proposé par Keyyo et intégré à sa solution de téléphonie collaborative, le Pack Pro Fixe ou encore à sa Box Pro Tout-en-Un. 

La plupart des logiciels de visioconférence ne nécessitent aucune installation, ce sont des applications web, disponibles directement sur navigateur. Il est possible de les utiliser aussi bien sur un ordinateur de bureau que sur un smartphone. De plus, organiser une réunion simple est généralement gratuit : seules les fonctionnalités plus avancées sont payantes. La solution de visioconférence de Keyyo par exemple est inclus avec votre solution de téléphonie et il suffit de se connecter à sa salle de conférence virtuelle pour créer ou rejoindre une réunion.

Dans la plupart des cas, il vous suffit de planifier une réunion et d’inviter les participants via un lien, une adresse e-mail ou un identifiant de réunion. Il est important que chaque participant dispose d'un bon accès à Internet comme la Fibre Pro, d’une caméra et d'un microphone. Avant la réunion, le mieux est de tester le matériel et la connexion pour éviter les problèmes techniques : pour que la qualité audio soit au rendez-vous, la conférence web nécessite une bonne bande passante.

Quels outils pour une visioconférence (logiciel, caméra, casque…) ?

Les outils pour une visioconférence varient en fonction des besoins des interlocuteurs et des objectifs globaux de la réunion d'entreprise. Les éléments essentiels incluent un logiciel d'appels vidéo (en version gratuite ou payante), une caméra, un microphone et des haut-parleurs ou un casque. Sur les ordinateurs portables et les appareils intelligents, ces accessoires sont toujours intégrés.

Pour une expérience optimale, nous vous recommandons d’utiliser des équipements de qualité professionnelle. De nombreux logiciels de visioconférence offrent des fonctionnalités supplémentaires telles que le partage d'écran, les salles de sous-groupes, l'enregistrement de réunions, le sous-titrage en direct et des outils de collaboration intégrés comme des tableaux blancs virtuels.

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