Tuto Communications Manager : Organiser et configurer l'annuaire

Dans cette vidéo nous allons vous présenter comment organiser votre annuaire et configurer les contacts de celui-ci depuis l’interface Manager.

Pivot de votre solution télécom, l’annuaire regroupe l'ensemble des contacts de votre entreprise ainsi que les services, équipements ou options qui leurs sont rattachés.
Une fois complété, l’annuaire est accessible à l’ensemble des collaborateurs depuis tous les téléphones et depuis les applications CallPad, Switchboard et KeyyoPhone. Il est donc essentiel de bien l’organiser et de bien le configurer.

Si vous souhaitez importer des contacts à votre annuaire, nous vous invitons à visionner notre tuto dédié.

Connectez-vous à votre interface Manager avec vos identifiants.
L’annuaire est accessible depuis l’entrée « Gérer » de la barre latérale ou directement depuis l’accueil.
S’il s’agit d’une initialisation de votre annuaire, nommer-le en cliquant sur « Renommer votre dossier ».
Vous pourrez par la suite le renommer quand vous le souhaitez.

La configuration de l’annuaire se compose des dossiers et des contacts.

Notez que même s’il s’agit d’une initialisation, il est très probable que des contacts soient déjà présents dans votre annuaire. Ceux-ci ont été ajoutés automatiquement dans le cadre de leur association à certains services souscrits notamment de téléphonie fixe.
Si vous avez de nombreux contacts, nous vous recommandons dans un premier temps de créer des dossiers pour structurer votre annuaire suivant l'organisation de votre choix : par service ou par site géographique par exemples.

Ici nous avons organisé notre annuaire en fonction des différentes Directions de l’entreprise.
Il est également possible d'ajouter à votre annuaire des contacts externes à l'entreprise et ainsi de les organiser dans des dossiers spécifiques : fournisseurs ou partenaires par exemples.

Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur “Ajouter un dossier” puis nommer-le.
Pour renommer ou supprimer un dossier existant, ouvrez ce dernier et cliquez sur “Renommer ce dossier” ou “Supprimer ce dossier”.
Vous pouvez segmenter un dossier en plusieurs sous-dossiers. Pour cela, ouvrez le dossier puis cliquez sur « Ajouter un dossier » et nommez-le. Ici nous allons segmenter le dossier « Direction administrative » en 2 sous-dossiers : le service comptabilité et le service RH. Ces sous-dossiers pourront également être segmentés à leur tour.

Passons à présent aux contacts :
C’est ici que vous ajoutez et gérez tous les contacts présents dans l’annuaire.
Comme vu précédemment en plus de vos contacts internes, vous pouvez également intégrer des contacts externes.
Chaque contact dispose d’une fiche personnelle regroupant toutes les informations qui lui sont propres.
En cliquant sur le contact, vous pouvez visualiser sa fiche synthétique avec ses coordonnées.

Cliquez sur « Details » et vous accédez à l’ensemble des informations de la fiche, que vous pouvez renseigner ou modifier.
La photo du contact s’ajoute ou se modifie ici.

Les informations du contact sont quant à elles organisées en différentes sections.
Dans cette première section « Coordonnée », vous définissez :
- L’emplacement : c’est ici que vous choisissez dans quel dossier vous souhaitez ranger le contact. Pour cela il faut donc que vos dossiers aient été créés au préalable.
- Puis vous renseignez un nom et un prénom
- Un ou des numéros et les numéros courts associés.
- Et une adresse e-mail.

Attention même si ce champ n’est pas obligatoire, il est essentiel d’associer une adresse e-mail unique à chaque contact interne. N’associez donc pas la même adresse e-mail à plusieurs contacts. L’adresse e-mail doit également être différente de celle de l’administrateur.
Sans adresse e-mail renseignée, le collaborateur ne pourra pas avoir accès au Manager, aux applications Keyyo et à certains services.
Vous pouvez ensuite définir :
- le nom de la société : très utile s’il s’agit d’un contact externe.
- le poste ou la fonction du contact et une adresse, si vous avez plusieurs site ou pour un contact externe.
Dans la section « Services associés », vous pouvez voir les lignes de téléphone fixe, mobile et/ou fax associées au contact, en ajouter en cliquant sur « Associer » ou en supprimer en cliquant sur « Dissocier le service ».

Notez qu’il est essentiel d’associer un contact à son ou ses services(s) sans quoi il ne pourra pas utiliser les applications Keyyo.
Dans le cadre de la souscription à un Pack Convergence, il est également impératif d’associer le contact à sa ligne fixe ET sa ligne mobile pour que la remise de cette offre puisse s’appliquer.

Vous pouvez également générer un nouveau mot de passe pour l’accès à la messagerie qui sera envoyé par e-mail au contact.

Comme dit précédemment il est donc indispensable d’avoir renseigné une adresse e-mail dans les coordonnées du contact.

Pour information cet identifiant et ce mot de passe sont demandés au contact lorsqu’il appelle sa messagerie pour écouter ses messages d’une autre ligne que sa ligne Keyyo.
Les Accès utilisateurs : vous pouvez voir ici le ou les rôle(s) associé(s) au contact, lui en ajouter en cochant ou lui en retirer en décochant ceux-ci.
Un rôle définit les permissions et les accès aux différentes sections du Manager en fonction par exemple d’une activité particulière. Ici le rôle de technicien donne l’accès à l'ensemble des fonctionnalités des services et équipements mais ne donne pas accès aux factures.

Pour créer et configurer vos rôles, rendez-vous dans la « Gestion des accès » situé dans les « Préférences ».
Pour plus d’informations consultez notre site docs.keyyo.com.
Pour finir, si vous souhaitez créer un contact cliquez sur « Ajouter un contact ».
Renseignez obligatoirement son nom et son prénom, cliquez sur « Créer » et sa fiche contact se génère.
Vous pouvez ensuite renseigner ses différentes informations comme vu précédemment.

Si vous souhaitez modifier ou supprimer un contact, entrez dans sa fiche, modifiez ses informations ou cliquez sur « supprimer ».

Si vous souhaitez ajouter, modifier ou supprimer un grand nombre de contact, vous avez également la possibilité d’importer un fichier. Pour cela nous vous invitons à visionner notre tuto dédié.

Merci d’avoir suivi cette vidéo, si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter notre service clients.