Tuto Communications Manager : Importer des contacts dans l'annuaire

Dans cette vidéo nous allons vous expliquer comment importer des contacts dans l’annuaire de votre entreprise depuis l’interface Manager.

L’importation de fichier est très utile si vous souhaitez ajouter ou modifier un grand nombre de contacts dans votre annuaire. Si vous souhaitez organiser votre annuaire et configurer vos contacts, nous vous invitons à visionner notre tuto dédié.

Connectez-vous à votre interface Manager avec vos identifiants.
L’annuaire est accessible depuis l’entrée « Gérer » de la barre latérale ou directement depuis l’accueil.

Notez que même s’il s’agit d’une initialisation, il est très probable que des contacts soient déjà présents dans votre annuaire. Ceux-ci ont été ajoutés automatiquement au Manager dans le cadre de leur association à certains services souscrits notamment de téléphonie fixe.

Avant toute importation, nous vous recommandons vivement de procéder à un export de sauvegarde du fichier de votre annuaire en place. Celui-ci vous permettra de restaurer la version précédente de l'annuaire si nécessaire.
Pour cela, cliquez sur le bouton « Exporter ».

Pour commencer l’importation cliquez sur « Synchroniser ».
L’import fonctionne avec un fichier CSV.
Pour récupérer le modèle cliquez sur «Voir le modèle de type CSV».

Si vous souhaitez uniquement ajouter des contacts à votre annuaire, sans modifications ou suppressions des contacts existants : Ajoutez vos contacts à ce fichier CSV en respectant bien son format.
Il n’est pas nécessaire d’indiquer les clés uniques, elles seront attribuées automatiquement après l’import.

Attention votre fichier est limité à 4 000 contacts. Si vous avez besoin d’ajouter plus de 4 000 contacts, vous devez procéder en plusieurs fois.
Afin de ne pas rencontrer de difficultés lors de l’import, nous vous recommandons également de vérifier que votre fichier ne comporte pas de doublon.

Lorsque votre fichier est complété, enregistrez-le.
- Cliquez sur « importer » et laissez cocher « Ajouts uniquement ».
- Cliquez ensuite sur « choisir un fichier » et sélectionnez votre fichier.
- Puis cliquez sur « Importer ».
Vos contacts sont alors ajoutés à ceux déjà existants dans l’annuaire.

Lorsque votre annuaire est en place, vous pouvez ensuite ajouter de nouveaux contacts manuellement en cliquant sur « Ajouter un contact ». Ou si vous avez un grand nombre de contact à ajouter, réitérez l’opération d’import que nous venons de voir.

Si vous souhaitez modifier ou supprimer des contacts, vous pouvez également le faire manuellement.
Pour cela, entrez dans la fiche contact, modifiez les informations ou cliquez sur « supprimer ».
Ou si vous avez un grand nombre de contact à modifier ou supprimer, vous pouvez utiliser la fonction d’import, en partant de votre fichier en place.

Pour cela :
- Faîtes un export de sauvegarde.
- Faîtes une copie du fichier CSV original.
- Dans la copie du fichier CSV, modifiez les contacts comme vous le souhaitez ou retirez les lignes correspondants aux contacts à supprimer.
Ne modifiez pas les clés uniques.
- Enregistrez le fichier.
- Cliquez sur « importer » et décochez cette fois « Ajouts uniquement ».
- Sélectionnez votre fichier et cliquez sur « Importer »

Vos contacts sont alors modifiés ou supprimés dans l’annuaire.

Une dernière chose :
Si vous souhaitez vider votre annuaire : il vous suffit d’importer le fichier CSV sans aucun contact avec uniquement la première ligne de titre des colonnes et lors de l’import de décocher « Ajouts uniquement ».

Vos contacts seront alors supprimés.
Notez que vos dossiers ne seront quant à eux pas supprimés.

Merci d’avoir suivi cette vidéo, si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter le service clients.