Tuto Communications Manager : Numéro d'accueil en SVI

Dans cette vidéo nous allons vous présenter comment configurer votre numéro d’accueil en SVI, Serveur Vocal Interactif, depuis votre interface Manager.

Pour rappel, le numéro d'accueil est un numéro de façade pour contacter votre entreprise.
Il vous permet d'optimiser et d'organiser le flux des appels entrants en les dirigeants automatiquement vers un SVI qui propose à vos correspondants un choix d’orientation grâce aux touches de son téléphone ("tapez 1, tapez 2,…").
La mise en place d’un SVI est idéale par exemple si votre société dispose de différents services.
Vous pouvez alors proposer de saisir la touche 1 pour contacter le service technique, de taper la touche 2 pour joindre le service commercial, etc.
Vous avez également la possibilité de rediriger les appels vers un groupe d’appel c’est-à-dire un ensemble de lignes fixes Keyyo en fonction de règles et horaires que vous déterminez.
Si vous souhaitez programmer un groupe d’appel, nous vous invitons à visionner notre vidéo dédiée.'

Entrons à présent dans le vif du sujet

Commencez par vous connecter sur votre interface Manager avec vos identifiants Manager.
Sur la page d’accueil, rendez-vous sur l’encart « Service » et cliquez sur « Numéros d’accueil ».
Sélectionnez le numéro que vous souhaitez configurer en SVI.
Dans notre cas nous allons configurer le numéro de l’accueil générale afin de proposer aux appelants de choisir le service vers lequel ils souhaitent être orientés.
Cliquez ensuite sur « Configurer ».

La configuration démarre par la création de profils.
Vous avez le choix de créer un ou plusieurs profil(s) en fonction des besoins de votre société.
Cliquez sur « Créer un nouveau profil », nommez-le et cliquez sur « enregistrer ».
Ici nous allons créer un profil « Semaine ».
Choisissez le type de profil, ici « Standard automatique SVI».

Cochez le paramètre « prédécroché » si vous souhaitez qu’un fichier audio soit intégralement lu à l’appelant avant que ne soit joué le message du SVI.
Un prédécroché peut être un message d’information sur les horaires d’ouverture ou encore un message prévenant que l’appel sera enregistré.
Vous pouvez directement télécharger un fichier audio ou sélectionner un fichier audio existant.
En l’absence de prédécroché, si l’appel provient du réseau public, l’opérateur peut limiter la durée de la sonnerie, par exemple 120 secondes chez France Télécom ou chez Free.

Notez que les fichiers audios proposés ici sont ceux de la liste « Prédécroché » provenant de votre bibliothèque que vous trouverez dans l’onglet « Gérer » puis « Fichiers audio ».
Si vous n’avez paramétré aucun fichier pour le prédécroché, il n’y aura pas de fichier proposé ici.

Activez la « Musique d’attente » si vous souhaitez faire patienter vos correspondants avec une musique ou un message personnalisé pendant la redirection des appels vers les lignes associées et en remplacement de la tonalité.
Comme pour le prédécroché, vous pouvez télécharger un fichier audio ou choisir un fichier déjà existant provenant de la bibliothèque.

En cochant l’option « Renvois autorisés », vous autorisez les renvois d’appels vers un autre numéro configuré sur les lignes du numéro d’accueil.
Cochez « Message de prédécroché pour l’appelé » si vous souhaitez qu’un message soit lu, cette fois à l’appelé, lors de la distribution d’un appel entrant vers le numéro d’accueil.

De la même manière sélectionnez un fichier audio existant ou téléchargez-en un.
En activant la « Confirmation de prise en charge », lors de la distribution d'un appel entrant, l’appelé devra confirmer la prise en charge de cet appel en appuyant sur la touche étoile.
S’il ne saisit aucune touche, une autre touche ou s’il raccroche, le scénario du profil du numéro d’accueil se poursuivra.
En l’absence d’un message personnalisé de prédécroché pour l’appelé un message générique est joué.

Paramétrez à présent les différentes fonctionnalités de votre SVI.
Vous devez tout d’abord sélectionner votre « menu vocal », c’est-à-dire l’annonce qui sera jouée pour orienter vos correspondants.
Si le profil ne dispose pas de menu vocal, son scénario ne sera pas joué.
Vous pouvez directement télécharger votre fichier audio ou sélectionner un fichier audio existant.

Configurez ensuite les touches de votre SVI.
Entrez les numéros vers lesquels vous souhaitez rediriger votre interlocuteur en fonction de la touche qu’il saisira.
Vous pouvez sélectionner une ligne téléphonique interne, la messagerie vocale d’une ligne interne ou le numéro d’accueil.
Sélectionnez ensuite le numéro.
Si vous avez sélectionné un numéro d’accueil, vous devez préciser le profil de celui-ci, il peut être dynamique en fonction des profils que vous avez déjà créés.

Notez que :
- L’appelant peut saisir une touche avant la fin du message vocal.
- Une fois le menu vocal joué, l’utilisateur dispose de 4 secondes pour saisir une touche.
S’il ne saisit pas de touche à l’issue de ces 4 secondes ou si une touche saisie ne correspond à aucune destination, un nouveau cycle démarre et le menu vocal est rejoué
- Vous avez également la possibilité de sélectionner un numéro vers lequel vous souhaitez rediriger votre interlocuteur si celui-ci reste inactif.
Ici nous avons programmé un renvoi vers le service technique avec la touche 1.
Nous allons également programmer un renvoi vers le service commercial avec la touche 2.
- Je sélectionne ici « numéro d’accueil »
- Puis « service commercial »
- Et le profil « dynamique » correspondant aux règles du numéro d’accueil du service commercial.

Le nombre de cycle n’est pas paramétrable pour le SVI. Ce dernier est toujours égal à 3.
A l'issue de ces 3 cycles, si aucune des lignes ne répond, vous pouvez choisir de renvoyer l’appel vers le compte de messagerie de votre choix parmi ceux des destinations du SVI, ceci en cochant la case prévue à cet effet.
Si vous n’activez pas cette option, l’appel sera rejeté en occupation.

Une fois tous vos paramètres sélectionnés, cliquez sur « enregistrer ».
Vous êtes alors redirigé sur la page de profil.
Votre nouveau profil est à présent enregistré.
Vous pouvez le modifier, le dupliquer, le dupliquer vers un autre numéro d’accueil ou le supprimer.
Si vous souhaitez programmer une règle horaire à votre profil, nous vous invitons à visionner la vidéo tuto dédiée.
Si vous ne souhaitez pas programmer de règles horaires, vous devez forcer le profil que vous souhaitez jouer.

Merci d’avoir suivi cette vidéo, si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter le service clients.