Tuto Communications Manager : Messagerie vocale

Dans cette vidéo, nous allons vous présenter comment paramétrer la messagerie vocale de vos différentes lignes fixes depuis votre interface Manager.

Commencez par vous connecter sur votre interface Manager avec vos identifiants.

Sur la page d’accueil, rendez-vous sur l’encart « Services » et cliquez sur « Ligne fixe ».

Sélectionnez la ligne fixe dont vous souhaitez paramétrer la messagerie.

Cliquez ensuite sur « Configurer » et rendez-vous dans l’onglet « Messagerie vocale ».

Vous avez le choix de programmer 2 modes de messagerie vocale différents.

Choisissez le mode « répondeur enregistreur » si vous souhaitez que l’on puisse vous laisser des messages vocaux ou choisissez le mode « répondeur simple » si vous ne souhaitez pas que l’on puisse vous en laisser.

Vous avez la possibilité d’appliquer cette même messagerie vocale à vos autres services déjà programmés dans votre Manager.

Pour ceci, cliquez sur « Appliquer sur d’autres services » puis sélectionnez le ou les numéro(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez programmer cette même messagerie.

Configurez ensuite l’annonce qui sera jouée à votre correspondant lorsqu’il atteindra votre messagerie vocale.

Notez qu’en configurant une nouvelle annonce d'accueil, vous remplacerez celle que vous avez éventuellement enregistré directement à partir de votre téléphone. Inversement, si vous enregistrez une nouvelle annonce depuis votre téléphone, la configuration programmée depuis Manager sera remplacée.

Si vous avez sélectionné un mode de répondeur enregistreur, comme c’est le cas ici, vous avez la possibilité de configurer des annonces différentes si votre ligne est indisponible ou occupée.

Si vous préférez appliquer la même annonce pour les 2, cochez la case prévue à cet effet.

Notez que la ligne est dite indisponible si l’appel n’est pas décroché ou le poste n’est pas branché.

La ligne est dite occupée si vous avez programmé la fonction « Ne pas déranger » ou si le nombre maximum de communications a été atteint sur la ligne.

Pour ajouter votre annonce, vous pouvez directement télécharger un fichier audio ou sélectionner un fichier audio existant.

Notez que les fichiers audio proposés ici sont ceux de la liste « répondeur enregistreur » provenant de votre bibliothèque que vous trouverez dans l’onglet « Gérer » puis « Fichiers audio ». Si vous n’avez paramétré aucun fichier pour le répondeur enregistreur, il n’y aura pas de fichier proposé ici.

Si vous avez sélectionné un mode de répondeur simple, vous devez sélectionner directement votre fichier audio et ceci de la même manière qu’énoncé précédemment.

Lorsqu’un interlocuteur vous laisse un message vocal, vous avez la possibilité de le recevoir instantanément par mail. Vous pourrez ainsi le consulter rapidement et de n’importe où, sans être physiquement à votre bureau. Pour activer cette option, renseignez ici votre email.

Vous avez également la possibilité de vider votre boîte vocale, y compris les messages non lus, en cliquant sur le bouton « vider la boite vocale ».

Cette action peut s’avérer particulièrement utile pour un numéro d'accueil dont la boîte vocale se retrouve rapidement pleine.

Enfin, en cochant la case « Activer les instructions » vous permettez aux correspondants vous laissant des messages, de les écouter et éventuellement de les enregistrer.

Une fois tous vos paramètres configurés, cliquez sur «Enregistrer».

Votre messagerie a été programmée avec succès.

Vous pourrez la modifier à tout moment.